«Уметь все» и «успеть все» – для этой хрупкой девушки не просто красивые речевые обороты из прочитанных цитат в соцсетях. Это стиль, ритм и образ жизни! Об event-менеджменте, работе event-менеджера и собственных достоинствах – в интервью с Никой Грудзинской.
Event-менеджер – очень интересная профессия. Что Вас сподвигло к тому, чтобы прийти в эту сферу? И с чего начиналась Ваша карьера в сфере организации мероприятий?
Да, это так, работа очень интересная и разноплановая, так как охватывает практически все сферы деятельности.
Я начинала с должности офис-менеджера в event-агентстве. Постепенно у меня прибавлялось обязанностей и уже через месяц я вела кассу, заведовала складом, офисом, была секретарем и личным помощником директора, а также пяти event-менеджеров одновременно (каждый event-менеджер в среднем! ведет от 3 проектов параллельно). Это и был мой первый опыт в организации праздников.
До этого чем занимались?
До этого я работала артисткой балета, на танцевальных контрактах за границей, принимала участие в различных танцевальных шоу-проектах в Украине, гастролировала с цирковой труппой по городам, когда работала в НЦУ (Национальный цирк Украины) сумела овладеть новым для себя жанром: воздушная акробатика (кольцо) и да, летала под куполом цирка (улыбается). Параллельно работала преподавателем в различных школах и студиях танца, ставила хореографические постановки на конкурсы и соревнования участникам, а также создавала шоу программы для клубов.
Мероприятия для вас тоже работа или больше хобби?
Ивенты – это образ жизни (улыбается). Мои хобби – танцы и фотосъемки.
Есть такое выражение – «родить проект». Он ведь, как ребенок: если его будут вести и реализовывать другие люди, вместо тебя, то и результат соответственно будет абсолютно иным. Поэтому event-менеджеры не любят передавать проекты, так как после передачи, своим детищем его уже не назовешь. В лучшем случае – общим.
В чем суть работы event-менеджера? И каковы его компетенции?
О, об этом можно говорить бесконечно. Грань между «мое-твое» в данном случае очень условна. Поместиться в одно или три предложений нереально, к примеру, в рамках подготовки и проведения одного мероприятия event-менеджер должен: вести общение с заказчиками, клиентами, разработать концепцию и сценарий мероприятия, составить бюджет, смету, план и четко следовать им после составления, выбрать помещение, оформление, подобрать персонал, заключить со всеми подрядчиками/партнерами/поставщиками договора, курировать их работу, согласовать работу с заказчиками и другими отделами компании, контролировать все процессы в ходе мероприятия, обеспечить посетителей рекламной продукцией (при необходимости), составить отчетность по итогам мероприятия, вести документооборот и контролировать оплаты счетов, написать пресс-релиз и пригласить журналистов… При этом параллельно собирать базу контактов.
Список можно продолжать и продолжать… чего только не приходится делать ради идеально проведенного мероприятия и довольного клиента (улыбается).
Вы работаете исключительно со своей командой или не против, если заказчик позовет своего подрядчика?
Иногда клиент предлагает своих подрядчиков на конкретное мероприятие. Это нормальная практика, на которую event-менеджер соглашается при согласовании условий сотрудничества и распределения зон ответственности.
Какими мероприятиями вы занимаетесь?
Event-менеджер – универсальный специалист, но я выделю 3 основных направления:
Trade events – это деловые мероприятия (не исключающие развлекательной составляющей) для партнеров, клиентов, дилеров и дистрибьюторов. Конференции, презентации, приемы, семинары, форумы, конгрессы, саммиты, PR-акции, специальные мероприятия на выставках-ярмарках, креативный промоушн – это все tradeevents.
Corporate events (hr-events) – это корпоративные мероприятия. К ним относятся юбилеи фирм, дни рождения сотрудников, вечеринки, праздники, пикники. Сюда же входят «family day» – проведение для сотрудников компании семейных праздников и «teambuilding» – коллективный тренинг, в котором моделируются бизнес-ситуации, а сотрудники их решают.
Special events – это специальные мероприятия, такие как фестивали, вручение премий, концерты, шоу, мероприятия для прессы, рекламные туры. Также сюда относятся спонсорские, благотворительные программы и другие специальные события.
Если клиент хочет сохранить конфиденциальность о мероприятии, возможно ли это предусмотреть?
Конечно, одним из условий сотрудничества достаточно часто является абсолютная конфиденциальность! Event-менеджер – это не просто помощник клиента, это и друг, и защитник его интересов, иногда даже достаточно личных...
Какое самое большое заблуждение об event-менеджменте?
Часто слышу, что работа event-менеджера – это и праздник, и возможность реализовать свои творческие способности, и радужные будни. Спешу развеять этот миф.
Тот, кто полагает, будто профессиональные будни ивентора состоят из одних гламурных вечеринок, дегустаций изысканных гастрономических шедевров и вин, глубоко заблуждается. Поругаться с нетрезвым капитаном круизного кораблика, на палубе которого через несколько часов должна состояться театрализованная корпоративная вечеринка в пиратском стиле, до хрипоты торговаться с поставщиком воздушных шариков или роз, лично проинструктировать официантов, чтобы те подали гостям шампанское точно в момент боя курантов – ни раньше, ни позже, проконтролировать, как идут дела на кухне, – все это повседневная реальность для такого рода деятельности. Впрочем, как и яркие огни клубных залов, и общение со звездами шоу-бизнеса.
На себя времени нет совсем, даже перед операцией или после общего наркоза, в самолете или под землей – на связи всегда!
