Выбор и внедрение программы автоматизации бизнес-процессов – непростая задача, и решить ее грамотно своими силами могут далеко не все компании. О том, зачем предпринимателям автоматизированные системы управления , как правильно выбрать программный продукт и надежного интегратора , рассказывает Оксана Савицкая – руководитель с 20-летним опытом управления проектами разработки и внедрения таких ИТ-решений как ERP-, ECM-, WMS-системы, порталов и мобильных приложений, в производственных, телекоммуникационных, ритейл компаниях как со стороны Заказчика, так и со стороны Исполнителя (самый широкий спектр проектов реализован в агроиндустриальном холдинге МХП на должности директора проектного офиса).
Как понять предпринимателю, что его бизнесу необходима автоматизация? На каком этапе будет правильным внедрение продуктов автоматизации?
Думаю, что сегодня сложно найти предприятие, которое вообще не пользуется современными благами информационных технологий. Мессенджеры, чат-боты, аналитические порталы, бухгалтерские системы, электронный документооборот с госорганами – все вышеперечисленное в той или иной степени наши предприниматели уже используют. Думать о расширении (развитии) и автоматизации каких-либо процессов можно в тех случаях, когда предприниматель хочет ускорить процесс принятия решений. Ведь какую бы систему вы не внедряли, какое бы IT-решения не применяли, это в конечном итоге – принятие управленческих решений. При этом еще нужно понимать, делегировать это решение кому-то в вашей компании, но чтобы при этом все было для вас полностью прозрачным и подчинялось определенным правилам, или более высокий уровень автоматизации – передать принятие решений «машине» ( в данном контексте системе). В этом случае необходимо позаботиться о двух самых важных вещах: во-первых, наличие всей необходимой для системы информации в электронном виде, на основании которой система будет принимать решения, если таковой информации нет, то далее идти по пути внедрения искусственного интеллекта нет смысла.
Второй необходимый для исполнения пункт – это выбор компетентной компании-подрядчика, которая поможет разобраться с тем, насколько качественными данными обладает ваша компания, а также опишет и автоматизирует алгоритмы принятия решений.
Какие проблемы и вызовы для бизнеса может решить автоматизация?
Современные информационные технологии находятся на таком уровне развития и продолжают развиваться бешеными темпами, что автоматизация или диджитализация, как это принято называть сейчас, может решить любые проблемы и помочь достигнуть самых высоких целей. В чем автоматизация не поможет, так это в приверженности компании вашим решениям и поддержке такого проекта персоналом вашей компании. Это прямая зона ответственности и влияния руководителя/собственника, больше ничья. Приняли решение менять компанию, ее образ мышления – меняйтесь сами и поддерживайте проект от начала и до конца, не смотря на все трудности, которые однозначно были, есть и будут в подобных проектах.
Как правильно выбрать программный продукт для автоматизации своего бизнеса?
Прежде всего начинать нужно не с выбора программного продукта, а с формирования целей – того, ради чего начинаете проект. При этом постановка целей – это задача бизнеса не IT-подразделения. IT подключится позже, когда будет понятно какие бизнес-задачи должна помочь решить система. Простой пример: вам «надоели бумажки», из-за отсутствия вашего (или ключевого) сотрудника простаивает бизнес, вам каждый раз нужно вчитываться в документ, который вы подписываете и т.д. – вам нужна система электронного документооборота с подписанием документа ЭЦП из любой точки мира. Благо, бизнес-окружение и государство к этому готовы.
Далее необходимо определить список критериев, которым эта система должна соответствовать. Опять же это задача для бизнеса, правда, здесь уже подключается и IT-департамент, так как новая система должна гармонично вписаться в существующий в компании IT-ландшафт. Каким может быть такой список критериев, каждая компания должна определить конкретно для себя, как вариант, в системе могут быть такие возможности:
- работа в системе из любой точки мира, также в мобильном приложении;
- доступ к любой информации или функции системы посредством нажатия не более 3 кликов;
- создание в системе документа, который был получен по электронной почте, в 2 клика;
- создание шаблона документа без помощи программиста;
- разграничение доступа к информации в системе;
и т.д.
Конечно же, не последнюю роль должен играть бюджет, который вы готовы потратить на покупку, внедрение и дальнейшую поддержку системы.
В целом, это как выбор машины. Вы выбираете машину для себя, сформировав ряд важных и не очень критериев.
Сколько в среднем сегодня будет стоить программное обеспечение и каковы будут затраты на его внедрение?
Полная стоимость системы и проекта определяется на этапе планирования, когда известны все факторы, которые могут повлиять на ценообразование. До этого этапа прогнозировать какую-то стоимость – это как гадание на кофейной гуще.
Как выбрать надежного интегратора? По каким критериям его нужно оценивать?
На сегодня, современное IT-сообщество может предложить как системы на любые потребности бизнеса, так и список компаний-интеграторов, способных реализовать любые проекты. Список этот достаточно широкий: от компаний мирового уровня до небольших стартапов. При выборе подрядчика, кроме оценки списка уже реализованных ею проектов, годового оборота, наличия сертифицированных специалистов и пр., один из важных пунктов, который я всегда выполняю в самом начале, – это знакомство с командой, которая будет работать над вашим проектом. Регалии компании – это, конечно же, хорошо, но работать вы будете с людьми. Обращайте внимание на то, как они коммуницируют с вами, с вашей командой, и даже на то, как они общаются между собой. Изучайте сотрудников подрядчика так, как будто вы принимаете их к себе на работу, что по сути так и есть. Если вам с ними легко общаться, вы их понимаете, они понимают ваши проблемы, задают квалифицированные уточняющие вопросы, значит – это ваша команда!
Беседовала Татьяна Кулик
